Privacybeleid Mindpiece

1. Verantwoordelijke en contactgegevens
Verwerkingsverantwoordelijke is Mindpiece (Fabienne Hederik, Prinses Beatrixstraat 25, 2731GA Benthuizen, Nederland; tel. 06-43042482; e-mail info@mindpiece.nl). De contactpersoon voor privacyzaken (DPO) is eveneens Fabienne Hederik (info@mindpiece.nl).

2. Verwerkte persoonsgegevens
Mindpiece verwerkt van (potentiële) klanten, nieuwsbriefabonnees en bezoekers van de website gegevens zoals: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum (indien relevant), factuur- en betalingsgegevens, aankoophistorie, en (bij cursussen) gezondheidssituatie of contra-indicaties. Ook worden technische gegevens verzameld zoals IP-adres en browser-type via cookies en serverlogs.

3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen en grondslagen:

• Uitvoering van overeenkomst (artikel 6 AVG):voor het beheren van boekingen, betalingen en klantencontact (naam, adres, e-mail, telefonische gegevens). Bijvoorbeeld: adresgegevens gebruiken voor facturatie en levering, e-mail voor bevestiging van inschrijving/afspraak.
• Wettelijke verplichtingen: administratie voeren (bijv. facturen 7 jaar bewaren volgens Belastingdienst).
• Toestemming (artikel 6 AVG): voor het versturen van marketing- en nieuwsbrieven (MailChimp). De abonnee kan zich altijd afmelden.
• Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van de dienstverlening en productontwikkeling (bijv. statistische analyse van klantvoorkeuren). Ook gebruik van webanalytics (Google Analytics) om websitegebruik te optimaliseren.
• Analyse/marketing: als de gebruiker toestemming heeft gegeven voor tracking/marketingcookies, kunnen we externe tools (zoals Facebook Pixel) inschakelen om gedrag bij te houden en advertenties te personaliseren.

4. Cookies en tracking
Zie ons aparte Cookiebeleid voor details. Kort samengevat: we gebruiken functionele en analytische cookies om de site te laten werken en statistieken te verzamelen (geen expliciete toestemming nodig), en marketingcookies voor advertenties (met toestemming).

5. Delen met derden (verwerkers)
Mindpiece deelt alleen gegevens met derden die nodig zijn voor de uitvoering van diensten:

• SiteGround (NL): hosting en e-mail. (Verwerkersovereenkomst, EU-data).
• Mollie (NL/EEA): betalingen. Verwerkt naam, adres, woonplaats en betaalgegevens. Mollie voldoet aan de AVG en bewaart geen betaalgegevens langer dan toegestaan.
• MailChimp (VS, bevestigd adequaat): e-mailmarketing. Data (naam, e-mail) alleen voor versturen nieuwsbrieven. MailChimp heeft een verwerkersovereenkomst en biedt modelcontracten.
• Microsoft Teams (Microsoft 365) (EU/VS): voor online sessies, webinars en communicatie. Alleen persoonsgegevens die jij zelf verstrekt, zoals naam en e-mailadres, worden gebruikt om je toegang te geven tot online afspraken of sessies. Microsoft verwerkt persoonsgegevens conform de AVG en maakt gebruik van passende beveiligingsmaatregelen en standaardcontractbepalingen (SCC’s) voor eventuele gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
• Google (VS/wereldwijd): Google Analytics plaatst cookies voor verkeerstatistieken. Google verwerkt IP en gebruiksdata; wij hebben geanonimiseerde dataverzameling ingesteld.
• Meta (Facebook/VS): als trackingcookies zijn geaccepteerd, kan de Facebook/Meta Pixel gegevens (zoals je IP en klikgedrag) verzamelen voor gerichte advertenties; wij hebben daarbij geen directe toegang tot alle individuele gegevens, daarom zijn standaardcontractbepalingen van toepassing en verkrijg je altijd eerst toestemming.
• WebwinkelKeur (NL): bij reviews, alleen naam en woonplaats worden gepubliceerd (geen e-mail).
• Andere verwerkers: bijvoorbeeld administratiekantoor, AVG-tools (cookiebanner), externe coaches of partners (altijd onder verwerkersovereenkomst). Al onze verwerkers zijn of worden gebonden aan geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen.

6. Gegevensoverdracht buiten de EU
Sommige verwerkers (Microsoft, MailChimp, Google en Meta) bevinden zich buiten de EU. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s), zodat jouw gegevens goed beschermd blijven.

7. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verkregen:

• Klanten en deelnemers: zolang actief cliënt bent + 5 jaar daarna.
• Financiële administratie: facturen en boekhouding bewaren we minimaal 7 jaar (Belastingdienst-eis), betaalbewijzen en contracten 5-10 jaar.
• Nieuwsbriefadressen: bewaard totdat je je afmeldt (vergeetverzoek).
• Webanalytics/cookies: ruwe data zoals IP wordt geanonimiseerd binnen enkele maanden (Google Analytics beperkt dataretentie).
  Na afloop van deze perioden verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

8. Rechten van betrokkenen
Je hebt recht op inzage, correctie, wissing, beperking en overdraagbaarheid van persoonsgegevens, en recht van bezwaar tegen verwerking (AVG art. 15–22). Verzoeken dien je schriftelijk of per e-mail te sturen naar info@mindpiece.nl. We reageren binnen één maand. Voor privacyklachten kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (SSL-encryptie op de website, sterke wachtwoorden, beperkt toegang) om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of ongeautoriseerde toegang.

10. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen (bijv. door nieuwe verwerkers of doelen). De actuele versie staat altijd op de website met vermelding van de datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij de betrokkenen per e-mail.